Niszczarki dokumentów HSM – jak wybrać odpowiedni model?

Niszczarki HSM to urządzenia przeznaczone zarówno do małych biur, jak i większych firm, w których każdego dnia niszczone są dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe, umowy, korespondencję czy dokumentację wewnętrzną. Oferta producenta jest bardzo szeroka, dlatego wybór konkretnego modelu warto poprzedzić krótką analizą rzeczywistych potrzeb.

Nie zawsze największa i najbardziej wydajna niszczarka będzie najlepszym rozwiązaniem. W wielu przypadkach znacznie ważniejsze są odpowiedni poziom bezpieczeństwa, pojemność kosza, liczba użytkowników oraz częstotliwość pracy urządzenia.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które warto znać przed zakupem niszczarki do papieru HSM.

Pierwszym krokiem powinno być określenie, jakie dokumenty będą niszczone i jak często urządzenie będzie używane.

Innej niszczarki potrzebuje jedna osoba pracująca przy biurku, a innej kilkuosobowy dział księgowości, administracji czy kadr.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• poziom bezpieczeństwa niszczonych dokumentów,
• rodzaj cięcia,
• liczbę niszczonych jednorazowo kartek,
• pojemność kosza,
• liczbę użytkowników,
• możliwość niszczenia zszywek, spinaczy czy kart plastikowych,
• czas i intensywność pracy,
• możliwość zastosowania automatycznego podajnika dokumentów.

To właśnie te parametry mają największy wpływ na późniejszy komfort użytkowania.

Jednym z najważniejszych parametrów każdej niszczarki jest poziom bezpieczeństwa według normy DIN 66399 / ISO 21964.

Dla dokumentów papierowych stosuje się oznaczenia od P-1 do P-7. Im wyższa liczba, tym mniejsze fragmenty pozostają po zniszczeniu dokumentu.

W typowym biurze bardzo często stosowana jest niszczarka P-4. To rozwiązanie dobrze sprawdzające się przy dokumentach zawierających dane osobowe, dokumentacji klientów, fakturach czy dokumentach kadrowych.

Jeżeli niszczone są informacje szczególnie poufne, można rozważyć poziom P-5, a w przypadku dokumentów tajnych lub wymagających bardzo wysokiego poziomu zabezpieczenia stosowane są klasy P-6 i P-7.

Nie warto jednak wybierać najwyższego poziomu bezpieczeństwa „na zapas”. Im drobniejsze cięcie, tym zazwyczaj mniejsza liczba arkuszy może zostać zniszczona jednocześnie. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest dobranie urządzenia do rzeczywistego charakteru dokumentacji.

Prostsze niszczarki mogą ciąć papier na długie paski. Takie rozwiązanie zapewnia dużą wydajność, ale niższy poziom ochrony informacji.

W biurach znacznie częściej wybierane są niszczarki tnące dokumenty na ścinki, czyli jednocześnie w dwóch kierunkach. Dzięki temu powstają znacznie mniejsze fragmenty papieru.

W przypadku standardowych dokumentów firmowych dobrym kompromisem pomiędzy bezpieczeństwem a wydajnością jest zazwyczaj niszczarka HSM P-4 tnąca na ścinki.

Liczba arkuszy niszczonych w jednym cyklu jest jednym z najczęściej porównywanych parametrów.

Do okazjonalnego niszczenia kilku dokumentów wystarczy niewielka niszczarka. Jeżeli jednak urządzenie będzie używane przez kilka osób, warto wybrać model pozwalający na jednoczesne niszczenie większej liczby kartek.

Trzeba przy tym pamiętać, że deklarowana wydajność zależy między innymi od gramatury papieru oraz wybranego poziomu bezpieczeństwa.

Dla jednej osoby kilka lub kilkanaście arkuszy jednocześnie może być w pełni wystarczające. Przy większym dziale znacznie ważniejsza będzie jednak możliwość dłuższej pracy oraz odpowiednio duży kosz.

Przy zakupie niszczarki wiele osób skupia się na mechanizmie tnącym, pomijając wielkość pojemnika.

Tymczasem zbyt mały kosz oznacza konieczność częstego opróżniania urządzenia. W przypadku jednego użytkownika nie jest to dużym problemem, ale przy kilku pracownikach może szybko stać się uciążliwe.

Małe niszczarki HSM mają zwykle kosze przeznaczone do pojedynczego stanowiska. Większe modele z serii SECURIO mogą posiadać pojemniki o pojemności kilkudziesięciu, a nawet około 100 litrów.

Jeżeli urządzenie będzie ustawione w miejscu wspólnym dla całego działu, większy kosz zdecydowanie poprawi komfort użytkowania.

Oferta HSM obejmuje kilka serii urządzeń przeznaczonych do różnych zastosowań.

HSM shredstar

Seria HSM shredstar skierowana jest głównie do użytkowników domowych oraz niewielkich biur.

Urządzenia są kompaktowe i dobrze sprawdzają się tam, gdzie dokumenty niszczone są regularnie, ale w niewielkich ilościach.

Jednym z ciekawych modeli jest HSM shredstar X10, który w odpowiedniej wersji oferuje poziom bezpieczeństwa P-4 i może być dobrym rozwiązaniem do małego biura.

HSM Pure

HSM Pure to seria przeznaczona do regularnej pracy biurowej.

Modele te łączą stosunkowo kompaktowe rozmiary z solidną konstrukcją oraz parametrami odpowiednimi do codziennego użytkowania.

Przykładem jest HSM Pure 220 P-4, który dobrze sprawdzi się przy pojedynczym stanowisku lub w niewielkim biurze.

HSM SECURIO

Seria HSM SECURIO to najbardziej rozbudowana oferta producenta.

Znajdziemy tutaj zarówno kompaktowe niszczarki do pojedynczego stanowiska, jak i urządzenia przeznaczone dla kilkuosobowych zespołów.

Do popularnych modeli należą między innymi:

• HSM SECURIO C18 – do gabinetu lub pojedynczego stanowiska,
• HSM SECURIO B24 – uniwersalna niszczarka do regularnej pracy biurowej,
• HSM SECURIO B32 i B34 – urządzenia dla większej liczby użytkowników,
• HSM SECURIO AF150 i AF300 – modele z automatycznym podajnikiem papieru.

Jeżeli w firmie regularnie niszczone są większe partie dokumentów, bardzo wygodnym rozwiązaniem może być niszczarka automatyczna.

W klasycznym urządzeniu użytkownik musi ręcznie podawać kolejne partie papieru. W modelach takich jak HSM SECURIO AF150 czy AF300 można umieścić stos dokumentów w podajniku i pozostawić urządzenie do pracy.

Takie rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w księgowości, kadrach, administracji czy podczas okresowego porządkowania archiwum.

W praktyce automatyczny podajnik może być ważniejszą funkcją niż możliwość ręcznego włożenia kilku dodatkowych kartek.

Jeżeli urządzenie będzie użytkowane przez jedną lub dwie osoby, zazwyczaj nie ma potrzeby inwestowania w dużą niszczarkę.

Dobrym rozwiązaniem mogą być modele z serii:

HSM shredstar, HSM Pure lub mniejsze HSM SECURIO.

Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na wersję P-4 oraz dobrać wydajność do rzeczywistej liczby niszczonych dokumentów.

Przy kilku użytkownikach urządzenie powinno być bardziej wydajne i posiadać większy pojemnik.

W takich zastosowaniach warto przyjrzeć się modelom HSM SECURIO B24, B32 lub B34.

Jeżeli niszczarka będzie ustawiona w centralnym miejscu i korzystać będzie z niej cały dział, większy kosz oraz możliwość dłuższej pracy znacznie zwiększą wygodę użytkowania.

Tak. Mechanizm tnący niszczarki powinien być regularnie konserwowany, szczególnie w urządzeniach tnących dokumenty na drobne ścinki.

Odpowiednie smarowanie noży pomaga utrzymać prawidłową pracę urządzenia, zmniejsza obciążenie mechanizmu i ogranicza ryzyko problemów podczas niszczenia większych partii dokumentów.

W przypadku intensywnie użytkowanych urządzeń warto również zwrócić uwagę na modele wyposażone w automatyczny system oliwienia.

Jaki poziom bezpieczeństwa niszczarki do firmy?

Do standardowych dokumentów firmowych zawierających dane osobowe najczęściej wybierany jest poziom P-4. Przy bardziej poufnej dokumentacji można rozważyć P-5 lub wyższy.

Czy niszczarka HSM może niszczyć zszywki?

Wiele modeli HSM jest przystosowanych do niszczenia papieru ze zszywkami i spinaczami. Zależy to jednak od konkretnego modelu i wersji urządzenia.

Jaka niszczarka HSM do księgowości?

Przy regularnym niszczeniu dokumentów warto rozważyć modele z serii HSM SECURIO, np. B24. Przy dużych partiach papieru ciekawym rozwiązaniem są urządzenia z automatycznym podajnikiem AF150 lub AF300.

Czy warto kupić dużą niszczarkę do małego biura?

Nie zawsze. Zbyt duże urządzenie może być niepotrzebnym wydatkiem. Lepiej dobrać niszczarkę do liczby użytkowników i rzeczywistej ilości dokumentów.

Oferta niszczarek HSM jest szeroka, a poszczególne modele występują dodatkowo w różnych wariantach cięcia i poziomach bezpieczeństwa. Dlatego wybór wyłącznie na podstawie ceny lub liczby niszczonych kartek nie zawsze prowadzi do najlepszego rozwiązania.

Jeżeli nie masz pewności, która niszczarka HSM będzie odpowiednia do Twojej firmy, skontaktuj się z nami.

Pomożemy dobrać urządzenie do liczby użytkowników, rodzaju niszczonych dokumentów, wymaganej klasy bezpieczeństwa oraz przewidywanego obciążenia. Dzięki temu można uniknąć zarówno zakupu zbyt słabej niszczarki, jak i niepotrzebnego przepłacania za urządzenie o parametrach, które nigdy nie zostaną wykorzystane.